Hi! Ich hatte früher so ungefähr das gleiche Problem wie du, wenn auch vielleicht nicht ganz so arg ausgeprägt.
Was bei uns dann damals alles geändert hat, war die Einführung von einem online Zeiterfassungssystem. Jeder bei uns hat dauernd sein Handy dabei, komischerweise verlieren das die Leute weniger oft als Stundenzettel hahahahaha
Auf jeden Fall kann man mit dem Programm komplett einfach die Arbeitszeit und das Projekt eingeben. Du als Chef bekommst dann am Ende des Monats ganz leicht alle Stunden mit einem Klick. Es wird dir sogar zusammengerechnet oder in Rechnungen umgewandelt.
Wenn das interessant für dich klingt, dann schau dir die Zeiterfassung für Handwerker einfach mal selbst an.